Satzung des Scouting & Bushcraft Convention e.V.
Satzung des Verein XY e.V.
§ 1 Name, Sitz, Eintragung, Geschäftsjahr
Die Angaben zum Namen und Sitz des Vereins gehören zu den Mindesterfordernissen einer Satzung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB).
(1) Der Verein trägt den Namen XY e.V.
Die Satzung muss den Namen des Vereins enthalten. Namensänderungen erfordern eine Satzungsänderung. Bei der Namenswahl darf kein Name gewählt werden, der bereits von einem anderen Verein verwendet wird. Bei gewissen Namenszusätzen, wie „Europäisch“ und „International“ oder „Akademie“ oder „Verband“ kann das Registergericht Auflagen machen.
(2) Der Sitz des Vereins ist Offenburg
Als Sitz des Vereins gilt normaler Weise der Ort, an dem die Verwaltung geführt wird. Vom Sitz hängt auch das zuständige Amtsgericht (Registerbezirk) ab. Der Sitz kann auch die Privatadresse eines Vorstandsmitglieds (o.ä.) sein. Der Vereinssitz muss aber nicht zwingend der Ort sein, an dem der Verein seine Tätigkeiten durchführt oder an dem der Vorstand lebt. Die Angabe des Ortes genügt. Die Angabe einer genauen Adresse ist nicht ratsam, da dann eine Verlegung des Sitzes auch innerhalb des Registerbezirks eine Satzungsänderung erforderlich macht.
(3) Der Verein soll in das Vereinsregister eingetragen werden (bei Vereinsgründung)
Diese Satzungsbestimmung dokumentiert den Willen der Vereinsgründer, einen rechtsfähigen (eingetragenen) Verein zu gründen.
(4) Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr Dieser Passus ist nicht zwingend erforderlich, schafft aber Klarheit über die vereinsinternen Planungs- und Entscheidungszyklen vor allem aber über die Fristen der Nachweispflichten des Vereins gegenüber den Aufsichts-(Finanz-)behörden. Schulfördervereine z.B. bestimmen in der Regel das Schuljahr als Geschäftsjahr. § 2 Vereinszweck Die präzise Definition des Vereinszwecks (in Anlehnung an einen oder mehrere der in der Abgabenordnung, § 52 Abs. 2 genannten anerkannten Zwecke) ist von entscheidender Bedeutung für die (dauerhafte) Anerkennung durch das Registergericht und durch das Finanzamt (Gewährung der gemeinnützigkeitsrechtlichen Steuervorteile bzw. Steuerbefreiungen) © Ch. Hüttig Der Verein wird durch je zwei Mitglieder des Vorstandes gemeinsam gerichtlich und außergerichtlich vertreten Das „Vier-Augen-Prinzip“ hat sich für alle Geschäftsführungsfunktionen bewährt und hilft „Alleingänge“ und Missbrauch zu vermeiden Andere Verteilungen, etwa parallele Vertretungsbefugnis je zweier Vorstandsmitglieder oder auch nur eines sind möglich aber nicht empfehlenswert. (2) Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von .... Jahren gewählt. Die Wiederwahl der Vorstandsmitglieder ist möglich. Die Mitglieder des Vorstandes bleiben so lange im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt worden ist. Der Vorsitzende wird von der Mitgliederversammlung in einem besonderen Wahlgang bestimmt. Die Amtszeit ist frei wählbar, könnte grundsätzlich auch unbeschränkt bleiben, sollte nicht zu kurz bemessen sein (2 Jahre) Alternativ kann auch die Zahl der Amtsperioden beschränkt werden. Diese Übergangsregelung vermeidet Phasen der Handlungsunfähigkeit wenn Vorstandswahlen nicht rechtzeitig stattfinden können. Bei vorzeitigem Ausscheiden einzelner Vorstandsmitglieder kann in der Satzung dem Vorstand auch das Recht eingeräumt werden, bis zum Ablauf der Amtsperiode zur Aufrechterhaltung der Handlungsfähigkeit ein weiteres Vorstandsmitglied zu kooptieren, d.h. auf der Grundlage eines Vorstandsbeschlusses kommissarisch zu bestimmen. Auch dies ist in moderneren Formen der Vereinsführung nicht unbedingt erforderlich und kann durch einen Sprecher des Vorstands ersetzt werden. (3) Dem Vorstand obliegt die Führung der laufenden Geschäfte des Vereins. Er hat insbesondere folgende Aufgaben: - - Der Vorstand kann für seine Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten. [Der Vorstand kann für die Geschäfte der laufenden Verwaltung einen Geschäftsführer (besonderen Vertreter nach § 30 BGB) bestellen. Dieser ist berechtigt, an den Sitzungen des Vorstandes mit beratender Stimme teilzunehmen.] Hier sollten in Abstimmung mit der o.a. Kernzuständigkeit der Mitgliederversammlung der Aufgabenbereich des Vorstands beschrieben werden, die ihm im Rahmen der Geschäftsführung eigenständig überlassen bleiben. Vergütungen für Vorstandstätigkeit – auch und insbesondere die Ehrenamtspauschale - können nur auf Basis einer solchen Regelung gezahlt werden. Fehlt sie, ist Vorstandstätigkeit grundsätzlich ehrenamtlich und die Auszahlung von Ehrenamtspauschalen gemeinnützigkeitsschädlich Unter Umständen erfordert die Entwicklung eines Vereins eine hauptamtliche Geschäftsführung, die nur mit einer solchen Bestimmung der Satzung möglich ist. © Ch. Hüttig (4) Vorstandssitzungen finden jährlich mindestens ...mal statt. Die Einladung zu Vorstandssitzungen erfolgt durch den Vorsitzenden. schriftlich unter Einhaltung einer Einladungsfrist von mindestens ..... Tagen. All diese Einzelregelungen (4-6) können auch in einer Geschäftsordnung geregelt werden, die - Vom Vorstand vorgeschlagen und von der Mitgliederversammlung beschlossen wird („Der Verein kann sich eine Geschäftsordnung der Vorstandstätigkeit geben, die von der Mitgliederversammlung beschlossen wird) - die der Vorstand eigenständig beschließt („Der Vorstand kann sich eine Geschäftsordnung geben“) (5) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit ............... (einfacher?) Mehrheit. Vorstandssitzungen sind beschlussfähig, wenn mindestens.......(2?) Mitglieder anwesend sind. (6) Beschlüsse des Vorstands können bei Eilbedürftigkeit auch schriftlich (per E-Mail oder online) oder fernmündlich gefasst werden, wenn alle Vorstandsmitglieder ihre Zustimmung zu diesem Verfahren schriftlich oder fernmündlich erklären. Schriftlich oder fernmündlich gefasste Vorstandsbeschlüsse sind ebenso schriftlich niederzulegen und von .... zu unterzeichnen wie solche regulärer Sitzungen. § 9 Satzungsänderungen Jede Änderung am Satzungstext bedeutet eine (vom Registergericht zu kontrollierende und im Vereinsregister einzutragende) Satzungsänderung. (1) Für den Beschluss über Satzungsänderungen ist eine Dreiviertel Mehrheit der erschienenen Vereinsmitglieder erforderlich. Über Satzungsänderungen kann in der Mitgliederversammlung nur abgestimmt werden, wenn auf diesen Tagesordnungspunkt bereits in der Einladung (im Rahmen der satzungsgemäßen Frist) zur Mitgliederversammlung hingewiesen wurde und der Einladung sowohl der bisherige als auch der vorgesehene neue Satzungstext beigefügt worden waren. ¾-Mehrheit ist nach BGB § 33 vorgesehen, es könnten aber auch andere Mehrheitsverhältnisse festgeschrieben werden. Allerdings gelten Satzungsänderungen, wie auch die Auflösung des Vereins als grundlegenden Entscheidungen, für die besondere Anforderungen an die Entscheidungsgrundlagen gelten. Solche klaren Verfahrensregeln schaffen Transparenz und Vertrauen (2) Satzungsänderungen, die von Aufsichts-, Gerichts- oder Finanzbehörden aus formalen Gründen verlangt werden, kann der Gerade bei Vereinsgründungen oder Veränderungen von Gesetzesgrundlagen kann es kurzfristig Änderungsforderungen in kleinerem Rahmen und bei gewissen Details geben, für die © Ch. Hüttig Vorstand von sich aus vornehmen. Diese Satzungsänderungen müssen allen Vereinsmitgliedern sofort schriftlich mitgeteilt werden nicht unbedingt eine Mitgliederversammlung einberufen werden muss § 10 Beurkundung von Beschlüssen Grundsätzlich verlangt das BGB, § 58 Nr. 4 eine solche Beurkundung von Beschlüssen. Sie sollte nicht nur für die Mitgliederversammlung, sondern auch für den Vorstand (nicht zuletzt auch aus haftungsrechtlichen Gründen) selbstverständlich sein und im Rahmen der gesetzlichen Pflichten auch archiviert werden. . Die in Mitgliederversammlungen und in Vorstandssitzungen gefassten Beschlüsse sind schriftlich niederzulegen und vom Vorstand zu unterzeichnen. Für Vereinsgründung und die Eintragung von Verein und Vorstand in das Vereinsregister, für personelle Veränderungen im Vorstand, für Satzungsänderungen, Auflösungsbeschlüsse usw. müssen solche Protokolle ohnehin jeweils einzeln dem Gericht vorgelegt werden. § 11 Datenschutz Auch Vereine sind dem Schutz der Mitgliederdaten nach dem Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet . (1) Im Rahmen der Mitgliederverwaltung werden von den Mitgliedern folgenden Daten erhoben (Name, Vorname, Anschrift; E-Mail- Adresse usw.). Diese Daten werden im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet und gespeichert. Zunächst sollten nur die (zur Verwaltung) absolut notwendigen Daten erfasst, und auf diese Regelungen auch im Aufnahmeverfahren bzw. der Beitrittserklärung hingewiesen werden. (2) Als Mitglied des Verbandes muss der Verein die Daten seiner Mitglieder (Name, Vorname, Anschrift, Funktion usw. ) an den Verband weitergeben. Falls Vereine einem (Dach-)Verband oder Netzwerk angehören und in diesem Zusammenhang Mitgliederdaten weitergegeben werde sollen, sollte dies (auf der Grundlage entsprechender Beschlüsse der Mitgliederversammlung) auch in der Satzung geregelt sein. (3) Darüber hinaus veröffentlicht der Verein die Daten seiner Mitglieder intern wie extern nur nach entsprechenden Beschlüssen der Mitgliederversammlung und nimmt die Daten von Mitgliedern aus, die einer Veröffentlichung widersprochen haben . § 12 Auflösung des Vereins und Vermögensbindung Die Auflösung des Vereins ist ebenso wie die Gründung eine grundlegende Entscheidung, die © Ch. Hüttig vereinsrechtlich wie gemeinnützigkeitsrechtlich (Vermögensbindung) besondere Verfahrensanforderungen verlangt (1) Für den Beschluss, den Verein aufzulösen, ist eine 3/4- Mehrheit der in der Mitgliederversammlung anwesenden Mitglieder erforderlich. Der Beschluss kann nur nach rechtzeitiger Ankündigung in der Einladung zur Mitgliederversammlung gefasst werden. Für den Auflösungsbeschluss nennt das BGB in § 41 dieses Mehrheitsverhältnis, das allerdings in der konkreten Satzung (nach oben bis zur Einstimmigkeit, wie nach unten bis zur relativen Mehrheit) abgeändert werden kann) (2) Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an a)................... (Bezeichnung einer konkreten
juristischen Person des
öffentlichen Rechts oder einer anderen steuerbegünstigten Körperschaft)- der - die - das - es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke zu verwenden hat, oder b) an eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft, die es für ........... (Angabe eines bestimmten gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecks nach der Abgabenordnung) zu verwenden hat. Gemeinnützigkeits-(steuer-)rechtlich hat die Finanzverwaltung in ihren Mustersatzungsanforderungen nach der Abgabenordnung Vereinen (und anderen gemeinnützigen Körperschaften) eine der beiden Alternativen (a, b) als „zwingende“ Regelung der gemeinnützigen Vermögensbindung (Weitergabe des Vermögens für gemeinnützige Zwecke) vorgeschrieben. Wird Variante a) gewählt, muss darauf geachtet werden, dass die genannte Körperschaft auch über die Anerkennung der Gemeinnützigkeit in Form eines (aktuellen) Freistellungsbescheids verfügt.