Konzeption einer eigenen Veranstaltung

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Mit dem Team der Adventure Southside haben wir viel diskutiert, wie eine neue, eigene Veranstaltung konzeptioniert sein könnte.

Inhalte

  • Pfadfinder
  • Schwarzzelte
  • Bushcraft
  • Survival

Zielgruppen

Als Zielgruppe sehen wir alle outdoorbegeisterten Menschen, insbesondere

  • Pfadfinderleiter
  • Bushcrafter
  • Reisende
  • ...

Es ist wichtig, ein optimistisches, friedliches und gerechtes Bild dieser Welt zu prägen. Deswegen distanzieren wir uns von jeglichen extremen, populistischen Inhalten. Dies sollten wir bei der Ansprache der Zielgruppen klar kommunizieren.

Ein klares NoGo sind für mich (Ralph) z.B. militärische Uniformen, Waffen usw.

Methoden

  • Workshops
  • Vorträge
  • Ausstellung
  • Verkauf

Ambiente

  • Schaulager
  • Lagerfeuerrunden

Veranstalter

Wer würde Versanstalter sein und das wirtschaftliche Riskio tragen? Es kommen in Frage:

  • Jurtenland, Ralph Fröhlich (mit dem entsprechenden Team dahinter)
  • Time FoRest, Jan Ingo Kollig
  • BenPacker, Ben Größle
  • ...

Fragen hierzu

  • Macht es Sinn, einen Verein oder andere Art Rechtsträger zu gründen?
  • Welche Haftungsfragen sollten wir hierzu klären?
  • Welchen Nutzen haben die Veranstalter?

Gesellschaftsform

Um den einzelnen mit seinem Privatvermögen zu schützen, erscheint es mir sinnvoll, über eine Gesellschaftsform nachzudenken

  • eingetragener Verein
  • eingetragener, gemeinnütziger Verein
  • GmbH
  • gGmbH
  • UG

siehe auch

Termin

Der Termin Mitte Juli scheint eine recht stabile Wetterlage zu versprechen. Bei Veranstaltungsorten am und im Wald dürfte es aber schwierig sein Feuer zu machen.

Ort

Der Veranstaltungsort sollte in erster Linie gut für ein Schaulager geeignet sein und sich möglichst in verschiedene Bereiche gliedern lassen. Bei den vorhandenen Jugendzeltplätzen ist davon auszugehen, dass diese in der Regel nicht befahren werden dürfen, auch freie, viele Feuerstellen gestalten sich eher schwierig. Der große Vorteil ist jedoch, dass hier normalerweise genügend sanitäre Einrichtungen zu Verfügung stehen.

Welche Voraussetzungen sollte ein Veranstaltungsort mitbringen?

Wichtig

  • Einigermaßen ebene Wiese zum Zelten
  • Erlaubnis und Möglichkeit zum Feuermachen
  • Ausreichend Schatten an heißen Tagen
  • Verfügbarkeit von Strom und Wasser
  • Verfügbarkeit von Baumaterial (Stangen, Schwarten, Strohballen)
  • Mobilfunkverbindung LTE 4G mit bestmöglicher Bandbreite für Livevideos
  • Toiletten
  • gute, öffentliche Anbindung
  • Gliederung in verschiedene Bereiche
  • Erlaubnis, das Gelände zu befahren
  • Erlaubnis für Feuerstellen

Optional

  • Bach oder See
  • Wald, der mit eingebunden werden kann

Vorschläge

Kleinebene, Oppenau

Vorteile

  • lokale Nähe zu Ben und Ralph

Lochmühle, Eigeltingen

Vorteile

  • logistische Moglichkeiten der Löchmühle
  • gute Einbindung in deren Team
  • evtl. Einbindung von Schweizer Pfadis (um sie mit den Schwarzzelten zu ködern)

Nachteile

  • Weite Distanz für das komplette Zeltmaterial
  • evtl. hohe Kosten
  • evtl. paralelle Veranstaltungen (Lärm / Parkplatzfrage)

Jugendzeltplatz Hahnbrunnwiese

Pfadfinderzeltplatz Metzingen

  • Angebot von Hathi

Zeltlagerplatz Stöcklewald

Gliederung

  • Schaulager (so wie auf der Southside)
    • Küche und Verpflegung für das Team als Schauküche, als Anregung und Vorführung für Teilnehmer
    • Wasserversorgung
    • Stromversorgung
    • Backstagebereich
  • Camp für Teilnehmer, die in das Ambiente des Schaulagers passen
  • Camp für Teilnehmer, die z.B. mit Wohnwagen usw. anreisen und nicht unbedingt ins Ambiente des Schaulagers passen
  • Bereich für (z.B.) Bushcrafter, die gerne etwas abseits ihr eigenes Lager aufbauen
  • Bereich für Infrastruktur (Toiletten, Duschen)
  • Parkplätze
  • Check-In

Teilnehmende

Je nach Art und Weise, wie sich der einzelne in die Veranstaltung einbringt, ergeben sich z.b. folgende Kategorien von Teilnehmenden

Team-Mitglieder

Veranstalter und deren Unterstützer (Freunde). Im großen und ganzen sehe ich hier das Team der Adventure Southside 2018. Die Zusammenstellung und Aufgabenteilung hat sich bewährt. Wobei wahrscheinlich noch ein paar Aufgabenfelder hinzukommen, die bisher durch den Messeveranstalter und die Lochmühle abgedeckt waren, z.B.

  • Check-In
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Infrastruktur

Referenten / Workshopleiter

Teilnehmer, die sich mit Inhalten über ein normales Maß hinaus für die Veranstaltung engagieren und maßgeblich zu deren Gestaltung beitragen

Teilnehmer

Menschen, die vorwiegend zum Konsumieren der Inhalte an der Veranstaltung teilnehmen.

Händler / Hersteller

Firmen, Händler, Dienstleister, die entweder ihre Waren / Angebote präsentieren, oder direkt sogar zum Verkauf anbieten

  • Ideen im Bereich Pfadfinder
    • Auffahrt Pfadiartikel
    • Taschen (DV Essen)

Kunden / potentielle Kunden

Laden die Veranstalter ihre Kunden zu der Veranstaltung ein? Inwieweit übernehmen diese deren Kosten?

Besucher

Besteht die Möglichkeit, eine solche Veranstaltung auch nur zeitweise zu besuchen?

Fragen hierzu

  • Wie klassifizieren wir die einzelnen Gruppen?
  • Wie gehen wir mit Vermischungen um?
  • Welche Beiträge leistet wer zur Finanzierung der Veranstaltung?
  • Welchen Umfang soll die Veranstaltung haben?

Finanzierung

Wie finanzieren wir diese Verantaltung?

  • Teilnehmerbeiträge
    • gestaffelt nach Art der Teilnahme
  • Kostenübernahme durch die Veranstalter

Fragen hierzu

  • Wie ist das mit ehrenamtlichen Teamern?
  • Wie kommen wir zu einer belastbaren Kalkulation?
  • Was passiert mit evtl. Überschüssen?
    • Teamerfest
    • Rücklagen für weitere Veranstaltungen
    • Spenden für einen gemeinnützigen Zweck
  • Was passiert mit evtl. Verlusten?
    • Umlage auf die Veranstalter

Nachhaltigkeit

Presse

  • Wie organisieren wir die Pressearbeit?
  • Laden wir Blogger und YouTuber ein?
    • Sind das Teilnehmer?
    • Können die sich bei bestimmten Kriterien um kostenfreie Plätze bewerben?

Mögliche Arbeitstitel

Ideensammlung für Titel und Beschreibung der Veranstaltung

Weitere offene Fragen

  • Wie verpflegen sich die Teilnehmer?